Was muss bei einer Zollkontrolle auf der Baustelle vorgelegt werden?

Arbeitnehmer müssen ihren Personalausweis oder Reisepass vorzeigen. Der Arbeitgeber muss Arbeitszeitnachweise (Beginn, Ende, Dauer), Arbeitsverträge in deutscher Sprache, Lohnabrechnungen, Zahlungsnachweise und die Sozialversicherungs-Anmeldung bereithalten.

Wie hoch ist das Bußgeld bei fehlender MiLoG-Dokumentation?

Verstöße gegen die Dokumentationspflicht nach §17 MiLoG können mit bis zu 30.000 Euro pro Verstoß geahndet werden. Bei Nichtzahlung des Mindestlohns drohen bis zu 500.000 Euro.

Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?

Nach MiLoG mindestens 2 Jahre. Aus steuerlichen Gründen (GoBD) wird eine Aufbewahrung von 10 Jahren empfohlen.

Ratgeber

MiLoG-Nachweis auf der Baustelle: Was Baubetriebe dokumentieren müssen

Das Baugewerbe gehört zu den Branchen mit den strengsten Dokumentationspflichten. Der Zoll kontrolliert regelmäßig und ohne Vorankündigung. Wer die Anforderungen aus §17 MiLoG nicht kennt, riskiert Bußgelder bis zu 30.000 Euro pro Verstoß.

Bauarbeiterin mit Helm prüft Bauplan auf der Baustelle

Was §17 MiLoG verlangt

Das Mindestlohngesetz verpflichtet Arbeitgeber im Baugewerbe zur Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeiters. Konkret müssen erfasst werden:

Beginn der täglichen Arbeitszeit
Ende der täglichen Arbeitszeit
Dauer der täglichen Arbeitszeit

Die Aufzeichnung muss spätestens am 7. Kalendertag nach dem Arbeitstag vorliegen. Die Unterlagen sind mindestens 2 Jahre aufzubewahren. Aus steuerlichen Gründen (GoBD) empfiehlt sich eine Aufbewahrung von 10 Jahren.

Die Rechtsgrundlage: Das Baugewerbe ist als Branche nach §2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gelistet und unterliegt damit verschärften Kontroll- und Dokumentationspflichten.

Wer ist betroffen?

Die MiLoG-Dokumentationspflicht gilt für alle Arbeitgeber im Baugewerbe (Bauhauptgewerbe und Ausbaugewerbe). Zusätzlich betroffen sind:

Alle Minijobber (branchenunabhängig)
Arbeitnehmer in Arbeitnehmerüberlassung
Weitere Branchen nach §2a SchwarzArbG (Gebäudereinigung, Gastronomie, Spedition, Fleischwirtschaft u.a.)

Ausnahme: Arbeitnehmer mit einem regelmäßigen Bruttomonatsgehalt über 4.461 Euro (Stand 2025) sind von der Aufzeichnungspflicht befreit.

Mindestlohn im Baugewerbe 2026: Der Branchenmindestlohn liegt über dem gesetzlichen Mindestlohn von 13,90 €/Std. Lohngruppe 1: 15,86 €/Std., Lohngruppe 2: 17,34 €/Std. Ab April 2026 gelten +3,9 % mit erstmaliger Ost-West-Angleichung.

Was bei einer Zollkontrolle passiert

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls kontrolliert ohne Vorankündigung auf Baustellen. Die Kontrollen können anlassbezogen oder verdachtsunabhängig stattfinden. Rund 60 % der vom Zoll ermittelten Schadenssumme entfallen auf die Baubranche.

Ablauf einer Kontrolle

Die Prüfer befragen alle anwesenden Personen auf der Baustelle und prüfen die Geschäftsunterlagen. Dabei müssen vorgelegt werden:

Vom Arbeitnehmer:

Personalausweis, Reisepass oder Passersatz (Mitführungspflicht nach §2a SchwarzArbG)

Vom Arbeitgeber:

Arbeitszeitnachweise (Beginn, Ende, Dauer)
Arbeitsverträge in deutscher Sprache
Lohnabrechnungen
Zahlungsnachweise (Kontoauszüge)
Anmeldung zur Sozialversicherung

Es besteht eine Duldungs- und Mitwirkungspflicht. Arbeitgeber müssen die Prüfung aktiv unterstützen und ihre Arbeitnehmer vorab schriftlich über die Ausweismitführungspflicht belehren.

Ein digitales System mit GPS-Erfassung beim Stempeln liefert bei einer Kontrolle sofort den Nachweis, dass die Arbeitszeiten am tatsächlichen Einsatzort erfasst wurden. Einen Überblick über Methoden und Tools für wechselnde Einsatzorte gibt unser Ratgeber zur Zeiterfassung auf der Baustelle.

Bußgelder nach §21 MiLoG

Verstoß	Bußgeld
Nichtzahlung des Mindestlohns	Bis zu 500.000 €
Fehlende/falsche/verspätete Dokumentation	Bis zu 30.000 €
Verstoß gegen Mitwirkungspflichten bei Prüfungen	Bis zu 30.000 €
Meldepflicht-Verstoß (ausländische Arbeitgeber)	Bis zu 30.000 €

Folgen über das Bußgeld hinaus

Eintrag ins Gewerbezentralregister ab 200 € Bußgeld
Ausschluss von öffentlichen Aufträgen (Vergabesperre)
Mögliche strafrechtliche Konsequenzen nach §266a StGB
Auftraggeberhaftung nach §13 MiLoG: Der Generalunternehmer haftet als Bürge für Mindestlohnverstöße seiner Subunternehmer. Verschuldensunabhängig, durch die gesamte Nachunternehmerkette.

Aufbewahrungsfristen im Überblick

Unterlage	Frist	Grundlage
Arbeitszeitnachweise (MiLoG)	2 Jahre	§17 Abs. 2 MiLoG
Beitragsunterlagen (SV)	5 Jahre	SGB IV
Lohnunterlagen (steuerlich)	6-10 Jahre	Abgabenordnung
Elektronische Zeitdaten (Revision)	10 Jahre	GoBD

Praxis-Empfehlung: Mindestens 10 Jahre aufbewahren, da steuerliche und GoBD-Fristen länger laufen als die MiLoG-Frist.

Ein digitales Zeiterfassungssystem erledigt die Aufbewahrungspflichten nebenbei: Buchungen liegen revisionssicher im System, Export für Zoll oder Generalunternehmer per Klick. StempelZeit bietet das Mindestlohn-Modul direkt mit an, die Preisübersicht zeigt, was dazugehört.

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