Zeiterfassung und DSGVO: was Betriebe beachten müssen
Der Datenschutz ist bei der Zeiterfassung selten das Problem, das Betriebe befürchten. Sie ist unproblematisch, solange Sie nur erfassen, was Sie für die Aufzeichnungspflicht brauchen. Sie brauchen keine Einwilligung, weil Sie gesetzlich zur Erfassung verpflichtet sind. Heikel wird es erst bei den Zusatzfunktionen, mit denen Anbieter werben: GPS-Verlauf, Fotos beim Stempeln, biometrische Erkennung. Dieser Ratgeber zeigt, wo die Grenze verläuft und welche vier Punkte Sie tatsächlich erledigen müssen.
Die Rechtsgrundlage, und warum keine Einwilligung
Jede Verarbeitung personenbezogener Daten braucht eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. Bei der Zeiterfassung ist die einfach zu finden, weil Sie nicht freiwillig erfassen: Der BAG-Beschluss vom 13. September 2022 verpflichtet Arbeitgeber zur systematischen Erfassung, und im Baugewerbe kommt die Aufzeichnungspflicht aus §17 MiLoG dazu. Sie erfüllen also eine rechtliche Verpflichtung und verarbeiten Daten, die für das Arbeitsverhältnis erforderlich sind.
Ein Hinweis für alle, die noch Vorlagen aus der Zeit vor 2023 verwenden: Sich allein auf §26 Abs. 1 BDSG zu stützen, gilt seit dem EuGH-Urteil vom 30. März 2023 (C-34/21) als angreifbar, weil die Norm keine eigenständigen Garantien über die DSGVO hinaus enthält. Praktisch heißt das nicht, dass Zeiterfassung unzulässig geworden wäre. Es heißt, dass Sie sich in Ihrer Dokumentation auf Art. 6 DSGVO beziehen sollten und nicht nur auf das BDSG.
Was Sie nicht tun sollten: die Erfassung auf eine Einwilligung stützen. Im Arbeitsverhältnis gilt eine Einwilligung wegen des Abhängigkeitsverhältnisses als kaum jemals freiwillig, und sie ist jederzeit widerrufbar. Sie stünden dann vor der Lage, dass ein Mitarbeiter widerruft und Sie trotzdem gesetzlich verpflichtet sind, seine Zeiten zu dokumentieren. Die Einwilligung ist hier die schwächste aller Grundlagen, nicht die sicherste.
Was Sie erfassen dürfen und was nicht
Der Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 DSGVO ist im Alltag die wichtigste Regel: erlaubt ist, was für den Zweck erforderlich ist. Der Zweck heißt hier Arbeitszeitdokumentation, nicht Verhaltenskontrolle.
| Datum | Bewertung |
|---|---|
| Beginn, Ende, Dauer der Arbeitszeit | Erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben |
| Pausen | Erforderlich, damit die Dauer korrekt ist |
| Baustelle oder Auftrag | Zulässig, betrieblich begründet (Nachkalkulation, Nachweis gegenüber dem Auftraggeber) |
| Standort im Moment des Stempelns | Nur mit konkreter Begründung, Transparenz und Verhältnismäßigkeit |
| Dauerhafter Standortverlauf | In aller Regel unzulässig |
| Foto beim Stempeln | Sehr eingriffsintensiv, praktisch kaum zu rechtfertigen |
| Fingerabdruck oder Gesichtserkennung | Biometrische Daten nach Art. 9 DSGVO, besonders geschützt, hohe Hürden |
Die praktische Konsequenz ist unbequem für Anbieter, aber gut für Sie: Je weniger ein System erfasst, desto einfacher ist es rechtlich zu betreiben. Funktionen, die im Verkaufsgespräch beeindrucken, erzeugen hinterher Dokumentationsaufwand. Fragen Sie sich bei jedem Zusatzfeld, ob Sie den Zweck einem Prüfer in einem Satz erklären könnten.
GPS-Ortung: wo die Grenze verläuft
Das ist die Frage, die im Handwerk am häufigsten gestellt wird, meistens in der Variante „darf ich sehen, ob der wirklich auf der Baustelle ist?".
Die Antwort hat zwei Teile. Punktuelle Standortprüfung beim Stempeln, also ein einzelner Positionsabgleich in dem Moment, in dem gebucht wird, kann zulässig sein. Voraussetzung: Sie brauchen sie wirklich, die Mitarbeiter wissen davon, und Sie speichern nur das Ergebnis, das Sie brauchen, nicht mehr.
Dauerhafte Bewegungsaufzeichnung über den Arbeitstag ist etwas anderes. Sie erzeugt ein Bewegungsprofil, greift tief in Persönlichkeitsrechte ein und ist deshalb in aller Regel unzulässig. Sie erfordert eine tragfähige Rechtsgrundlage, eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO und, wo ein Betriebsrat besteht, dessen Mitbestimmung. Heimliche Ortung ist immer unzulässig, ununterbrochene Ortung praktisch ebenso.
Für Firmenfahrzeuge gilt das übrigens nicht automatisch anders. Auch dort ist die Frage, ob geortet wird, um Fahrzeuge zu disponieren, oder um Mitarbeiter zu kontrollieren. Der zweite Zweck trägt nicht.
Unser Rat aus der Praxis: Wenn das Motiv hinter dem GPS-Wunsch Misstrauen ist, löst Technik das Problem nicht, sondern verlagert es. Wenn das Motiv die korrekte Zuordnung zur Baustelle ist, reicht eine Auswahl im Erfassungsdialog, und Sie sparen sich die gesamte Datenschutzdiskussion. Mehr dazu, wann Ortungsfunktionen technisch überhaupt eine App voraussetzen, steht im Vergleich zur Zeiterfassung-App fürs Handwerk.
Speicherdauer und Löschkonzept
Hier liegt der häufigste tatsächliche Mangel, und zwar nicht beim Erfassen, sondern beim Aufhören.
Die Aufbewahrungsfristen sind bekannt: nach §17 MiLoG mindestens 2 Jahre, aus steuerlichen Gründen werden 10 Jahre empfohlen. Was viele übersehen: Aus einer Aufbewahrungspflicht folgt spiegelbildlich eine Löschpflicht. Wenn kein Aufbewahrungsgrund mehr besteht, dürfen die Daten nicht einfach liegen bleiben, weil Speicherplatz billig ist.
Praktisch brauchen Sie deshalb drei Festlegungen, schriftlich:
- Welche Daten wie lange. Arbeitszeitnachweise nach MiLoG-Frist, lohnrelevante Auswertungen nach steuerlicher Frist, Standortdaten so kurz wie möglich.
- Wer Zugriff hat. Der Polier braucht die Zeiten seiner Kolonne, nicht die des ganzen Betriebs. Das Lohnbüro braucht Summen, nicht jede einzelne Buchung mit Ort.
- Was beim Ausscheiden passiert. Zugang sofort entziehen, Daten nach Fristablauf löschen.
Ein Punkt, der Baubetriebe zusätzlich betrifft: §17 MiLoG verlangt, dass die Unterlagen im Inland und in deutscher Sprache bereitgehalten werden. Ein Anbieter, der ausschließlich außerhalb Deutschlands hostet, ist deshalb nicht nur eine Datenschutzfrage, sondern ein Problem bei der nächsten Zollkontrolle. Details dazu im Ratgeber zum MiLoG-Nachweis auf der Baustelle.
Betriebsrat und Betriebsvereinbarung
Wo ein Betriebsrat besteht, führt kein Weg an ihm vorbei. Nach §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat er ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht bei der Einführung technischer Einrichtungen, die dazu geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Auf „geeignet" kommt es an, nicht auf die Absicht: Ein System, mit dem sich theoretisch auswerten ließe, wer wann wie lange gearbeitet hat, ist mitbestimmungspflichtig, auch wenn Sie das gar nicht auswerten wollen.
Das klingt nach Hürde, ist aber ein Vorteil. Eine Betriebsvereinbarung kann nach Art. 88 DSGVO eine eigenständige Rechtsgrundlage sein, und sie steht damit auf einem Fundament, das von der Diskussion um §26 BDSG unberührt bleibt. Wer Zweck, Umfang, Speicherdauer und Zugriffsrechte einmal sauber in einer Betriebsvereinbarung festhält, hat die Datenschutzfrage für die Zeiterfassung im Wesentlichen erledigt.
In Betrieben ohne Betriebsrat, also in den meisten Handwerksbetrieben, ersetzt eine klare schriftliche Information an die Belegschaft diesen Schritt. Sie brauchen sie ohnehin für die Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO.
Die vier Punkte, die Sie erledigen müssen
Datenschutz bei der Zeiterfassung ist kein Projekt, sondern eine überschaubare Liste. Für einen Handwerksbetrieb ohne Betriebsrat sind es vier Punkte.
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ergänzen. Ein Eintrag für die Zeiterfassung mit Zweck, Datenarten, Empfängern und Löschfrist. Nach Art. 30 DSGVO.
- Mitarbeiter informieren. Ein Blatt, das erklärt, was erfasst wird, warum, wie lange es gespeichert bleibt und wer es sehen kann. Nach Art. 13 DSGVO. Das schafft nebenbei die Akzeptanz, ohne die kein System funktioniert.
- Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen. Wenn die Software gehostet wird, verarbeitet der Anbieter Ihre Beschäftigtendaten in Ihrem Auftrag. Der Vertrag nach Art. 28 DSGVO gehört dazu, jeder seriöse Anbieter hat ihn vorbereitet. Fragen Sie danach, bevor Sie unterschreiben.
- Löschfristen im System einstellen. Und einmal im Jahr prüfen, ob sie tatsächlich greifen.
Was Sie in aller Regel nicht brauchen: eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Die wird erst bei besonders eingriffsintensiven Verarbeitungen fällig, etwa bei systematischer Überwachung oder biometrischen Daten. Eine schlichte Zeiterfassung mit Beginn, Ende und Baustelle löst sie nicht aus. Wer dagegen dauerhaftes GPS-Tracking einführen will, ist genau dort angekommen.
Weiterlesen:
- Zeiterfassung Pflicht 2026: Was Baubetriebe wissen müssen
- Zeiterfassung-App fürs Handwerk: wann sie sich lohnt
- MiLoG-Nachweis auf der Baustelle
Dieser Ratgeber gibt einen Überblick über die Rechtslage und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Rechtsstand: September 2026.
Häufige Fragen zu Zeiterfassung und Datenschutz
Ist Zeiterfassung DSGVO-konform?
Ja. Der Arbeitgeber ist zur Zeiterfassung verpflichtet, im Bau zusätzlich nach §17 MiLoG. Damit gibt es eine tragfähige Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. Zulässig ist aber nur, was für diesen Zweck erforderlich ist: Beginn, Ende, Dauer und Einsatzort. Alles darüber hinaus braucht eine eigene Begründung.
Braucht Zeiterfassung die Einwilligung der Mitarbeiter?
Nein, und eine Einwilligung wäre sogar der schwächste Weg. Im Arbeitsverhältnis gilt sie als kaum freiwillig und ist jederzeit widerrufbar. Wer die Erfassung auf eine Einwilligung stützt, müsste bei jedem Widerruf aufhören zu erfassen, obwohl er gesetzlich dazu verpflichtet ist.
Wie lange dürfen Zeiterfassungsdaten gespeichert werden?
Nach §17 MiLoG mindestens 2 Jahre, aus steuerlichen Gründen werden 10 Jahre empfohlen. Aus der Aufbewahrungspflicht folgt zugleich eine Löschpflicht: Wenn kein Aufbewahrungsgrund mehr besteht, müssen die Daten weg. Ein System ohne Löschkonzept ist der häufigste Mangel.
Ist GPS-Ortung bei der Zeiterfassung erlaubt?
Eine punktuelle Standortprüfung im Moment des Stempelns kann zulässig sein, wenn sie erforderlich und transparent ist. Eine dauerhafte Bewegungsaufzeichnung über den Arbeitstag ist in aller Regel unzulässig. Heimliche oder ununterbrochene Ortung ist es immer.
Muss der Betriebsrat der Zeiterfassung zustimmen?
Wo ein Betriebsrat besteht, ja. Nach §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat er ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind. Das trifft auf praktisch jedes Zeiterfassungssystem zu.